Business Continuity bei NetUSE Vorsorgemaßnahmen zu COVID-19

Sehr geehrte Damen und Herren, 

wir möchten Sie über die durch NetUSE getroffenen Maßnahmen in Bezug auf die aktuelle COVID-19 Ausbreitung in Deutschland informieren. 

Bisher ist kein NetUSE Mitarbeiter infiziert und der Schutz unserer Kunden und Mitarbeiter hat bei uns höchste Priorität. Gleichzeitig möchten wir sicherstellen, dass wir unsere vertraglich vereinbarten Services in der gewohnten Qualität aufrechterhalten und unsere Kunden bei Ihren aktuellen Bedarfen bestmöglich unterstützen. 

Die Services der NetUSE sind aktuell ohne Einschränkungen nutzbar! Lediglich bei Tätigkeiten, die einen vor Ort Einsatz erfordern, sind zeitliche Verzögerungen zu erwarten, insbesondere wenn auf Kundenseite verschärfte Zutrittsbeschränkungen bestehen. In der Regel kann ein Großteil der Service und Projektarbeiten jedoch auch Remote erfolgen und wir unterstützen Sie gerne dabei, entsprechende Konzepte auf bzw. umzusetzen. Alle NetUSE Mitarbeiter sind es seit Jahren gewohnt auch Remote zu arbeiten und sind mit entsprechender Infrastruktur ausgestattet. 

Das primäre Kommunikationsmittel innerhalb des Unternehmens ist Microsoft-Teams und im Rahmen unseres Business Continuity Managements haben wir bereits frühzeitig Alternativlösungen für Störungen von zentralen Cloud-Services implementiert. Neben dem klassischen telefonischen Kontakt bieten wir unseren Kunden von NetUSE Seite generell an, über Videokonferenzen via Microsoft-Teams oder Webex zu kommunizieren. Sofern unsere Kunden über eigene Konferenzsysteme verfügen, ist die Kommunikation über diese Kanäle selbstverständlich ebenfalls möglich.

NetUSE arbeitet nach einem Pandemie-Phasen Modell und der Übergang in die unterschiedlichen Phasen wird nach Bedarf und Dringlichkeit entschieden. Ab Mitte KW12 gehen wir in Phase 2 des im Folgenden beschriebenen Phasenmodells über: 

 

Phase 1: Vorsichtsphase

Zustand bis Ende KW11/Anfang KW12

 

Maßnahmen:

  • Normaler Tagesbetrieb im Office
  • Umsichtiger Umgang mit Kollegen und externen Kontakten wie auch privat
  • Keine Teilnahme an Großveranstaltungen
  • Eingeschränkte Reisetätigkeit, keine Reisen in Krisengebiete
  • Bei Kontakt mit Corona Infizierten oder Verdachtsfällen – Meldung an den Abteilungsleiter, gemeinsame Entscheidung treffen – gegebenenfalls 2 Wochen Homeoffice
  • Homeoffice ist vom Betroffenen im Exchange Kalender einzutragen

 

Phase 2: Gesplittetes Arbeiten

Grund: 

  • Die Behörden schränken das öffentliche Leben stark ein
  • Die Ansteckungsgefahr soll stark minimiert werden

Wann: Ab Montag 16. März in akuten Fällen bzw. ansonsten ab Anfang bis Mitte KW12 

 

Maßnahmen:

  • Eingeschränkter Tagesbetrieb im Office
  • Umsichtiger Umgang mit Kollegen und externen Kontakten wie auch privat
  • Ein Teil der Mitarbeiter arbeitet aus dem Homeoffice, der andere Teil im Büro – Daumenwert 50/50 – möglichst in einem rollierenden System mit bspw. wöchentlichem Wechsel
  • Die Entscheidung, wer wo arbeitet, wird in den Teams/Abteilungen getroffen – die Regelungen sind an alle Mitarbeiter zu kommunizieren
  • Vorrang für Homeoffice haben gesundheitlich vorbelastete und die Kinderbetreuung
  • Eingeschränkte Reisetätigkeit, keine Reisen in Krisengebiete
  • Kundenbesuche nur noch, wenn notwendig – Absprache mit dem Kunden und dem Abteilungsleiter
  • Bei Kontakt mit Corona Infizierten oder Verdachtsfällen – Meldung an den Vorgesetzten, gemeinsame Entscheidung treffen – gegebenenfalls 2 Wochen Homeoffice
  • Homeoffice ist vom Betroffenen im Exchange Kalender einzutragen

 

Phase 3: Alle im Homeoffice minus Rumpfmannschaft 

Grund: 

  • Es gab einen bestätigten Covid-19 Fall bei NetUSE
  • Es gab einen bestätigten Covid-19 Fall auf dem Firmengelände
  • Es wird eine Ausgangssperre verhängt

Wann: Bereits vorbereitet, Entscheidung situativ

Maßnahmen:

  • Stark eingeschränkter Tagesbetrieb im Office
  • Umsichtiger Umgang mit Kollegen und externen Kontakten wie auch privat
  • Der Großteil der Mitarbeiter arbeitet aus dem Homeoffice, der andere Teil im Büro – Daumenwert 90/10
  • Aus den folgenden Abteilungen werden Kollegen im Büro sein: 1 Vorstand bzw. Prokuristin, 1 Backoffice, 1 Handelsbereich, 1 Servicedesk, 1-2 Team Technik-Security, 1-2 Team Technik Infrastruktur/Netzwerk, 2 Vertrieb (1 Außendienst + 1 Innendienst)
  • Die Entscheidung, wer wo arbeitet, wird in den Teams/Abteilungen getroffen – die Regelungen sind an alle Mitarbeiter zu kommunizieren
  • Keine Dienstreisen mehr
  • Kundenbesuche nur noch in absoluten Ausnahmenfällen – Absprache mit dem Kunden, dem Abteilungsleiter und dem Vorstand
  • Bei Kontakt mit Corona Infizierten oder Verdachtsfällen – Meldung an den Vorgesetzten – Homeoffice bis auf Weiteres
  • Homeoffice ist vom Betroffenen im Exchange Kalender einzutragen

 

Phase 4: Alle im Homeoffice 

Grund: 

  • NetUSE oder das Firmengelände stehen unter Quarantäne
  • Es wird eine verschärfte Ausgangssperre verhängt

Wann: Bereits vorbereitet

Maßnahmen:

  • Kein Tagesbetrieb im Office
  • Keine Dienstreisen mehr
  • Kundenbesuche nur noch in absoluten Ausnahmenfällen – Absprache mit dem Kunden, dem Abteilungsleiter und dem Vorstand
  • Bei Kontakt mit Corona Infizierten oder Verdachtsfällen – Meldung an den Vorgesetzten – Homeoffice bis auf Weiteres

 

Wir sind stark sensibilisiert, bewerten täglich die aktuelle Situation und sind jederzeit bereit entsprechende Notfallmaßnahmen einzuleiten. Bei einer Ausbreitung des Virus sind wir mit den erarbeiteten Plänen gut vorbereitet, um Service und Betrieb für Sie ohne Einschränkung fortzuführen.

Bleiben Sie gesund und wenden Sie sich bei Fragen gerne jederzeit an uns. Wir werden alles in unserer Macht stehende tun, damit wir gemeinsam diese Krise durchstehen.

Herzlichst,

Dr. Jörg Posewang  (CEO)

Dr. Roland Kaltefleiter  (CTO)