NetUSE Email-Unterstützung
Lösung 1: NetUSE Email-Standardklausel
Seit dem 01.01.2007 ist das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft. Durch die neuen Vorschriften ist verpflichtend festgelegt, dass alle deutschen Kaufleute und Gesellschaften die Informationen, welche sie bisher nur auf gedruckten Geschäftsbriefen mitteilen mussten, nunmehr auch in geschäftlichen Emails angeben müssen.
Folgende Informationen müssen enthalten sein:
- Firmenname
- Rechtsformzusätze (GmbH; GmbH & Co. KG; AG; etc..)
- Persönlich haftende Gesellschaften
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht und Nummer
- Vor- und Zuname aller Geschäftsführer / Vorstände
- Umsatzsteueridentnummer
Das Unterlassen dieser Pflicht kann in jedem Einzelfall wettbewerbsrechtlich verfolgt werden (Abmahnung). Es wird nicht lange dauern, bis die ersten spezialisierten Abmahner dieses Feld für sich entdecken. Da jedoch viele Mailprogramme die Signatur vom Benutzer erstellen lassen, ist oftmals nicht sichergestellt, dass alle vorgeschriebenen Informationen an jede EMail von Mitarbeitern stets angehängt werden.
NetUSE bietet zur optimalen Angabe notwendiger Informationen folgende Lösung:
- An jede Email, die Ihr System versendet, wird automatisch immer die für den Kunden vorgeschriebene Information angehängt.
- Mitarbeiter müssen Ihre Signatur nicht selbst pflegen.
Lösung 2: NetUSE Email Archivierung
Die Notwendigkeit der Email Archivierung ergibt sich zum einen aus dem ständig wachsendem Email-Verkehr und der damit einhergehenden Belastung der Email-Systeme. Zum anderen ergibt sie sich aus der rechtlichen Situation (in Deutschland v.a.: AO, GDPdU ). Es wird von Unternehmen gefordert, bestimmte Emails, wie Geschäftsdokumente, über eine bestimmte Zeit aufzubewahren (in Deutschland: 6 bzw. 10 Jahre) und in elektronischer Form vorzuhalten.
NetUSE bildet diese Anforderungen folgendermaßen ab:
Alle an eine Domain des Kunden gerichteten Emails, sowie alle vom Kunden versendeten Emails, deren Absenderdomain (Envelope) dem Kunden zugeordnet ist, werden vom NetUSE Mail-System automatisch archiviert und stehen anschließend zum Abruf mit jedem üblichen Mailclient bereit.
Speicheroptionen
- Unbegrenzte Speicherung aller Daten
- Löschung der EMails nach Ablauf einer bestimmten Zeit (x Tage)
- Sobald die vereinbarte Datenmenge im Archiv überschritten wurde, werden die EMails der ältesten Tage tageweise automatisch gelöscht.
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